Konsep
Dasar : Sistem Pengendalian
Manajemen
Elemen
dari Sistem Pengendalian Manajemen terdiri dari Perencanaan Strategis (Strategic Planning), Penganggaran (Budgeting); Alokasi Sumberdaya (Resource Allocation);Pengukuran Kinerja (Performance Measurement), Evaluasi (Evaluation), penghargaan (reward); Alokasi Tanggung-jawab (Responsibility Center Allocation) dan Transfer Pricing.
Terdapat dua pandangan mengenai hubungan
antara Sistem Pengendalian Manajemen dengan Strategi Perusahaan.
·
Pendapat pertama menyatakan bahwa Sistem
Pengendalian Manajemen harus sesuai dengan Strategi Perusahaan. Dengan demikian
hal pertama yang dilakukan adalah penyusunan strategi perusahaan melalui proses
yang bersifat formal dan rasional. Berdasarkan strategi yang telah tersusun
dibuatlah suatu Sistem Pengendalian Manajemen.
·
Pendapat lain menyatakan bahwa strategi
muncul melalui proses yang dipengaruhi oleh Sistem Pengendalian Manajemen.
Dengan perkataan lain Sistem Pengendalian Manajemen mempengaruhi proses
penyusunan strategi perusahaan.
Pendapat pertama dapat
diterapkan pada perusahaan dimana lingkungan perubahannya dapat diprediksi,
namun dalam sistuasi saat ini dimana perubahan yang terjadi sangat cepat dan
sulit untuk diprediksi maka akan sulit untuk pertama-tama melakukan penyusunan
strategi dan selanjutnya membentuk Sistem Pengendalian Manajemen berdasarkan
strategi tersebut. Dalam situasi seperti ini yang paling memungkinkan adalah
penyusunan strategi melalui proses yang secara signifikan dipengaruhi oleh
Sistem Pengendalian Manajemen.
A. SISTEM
Sistem adalah suatu kegiatan
yang telah ditentukan caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang.Dalam
konteks sistem pengendalian manajemen, menurut Suadi (1995) maka sistem adalah
sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang dan saling berhubungan
maupun tidak yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan.
Menurut Marciariello
ada dua bentuk sistem yang berlaku yakni sistem formal dan informal.Sistem formal adalah sistem yang
memungkinkan pendelegasian otoritas dimana sistem formal memperjelas struktur,
kebijakan dan prosedur yang harus diikuti oleh anggota
organisasi.Pendokumentasian struktur, kebijakan dan prosedur secara formal ini
membantu anggota organisasi dalam menjalankan tugas-tugasnya.Sistem struktur,
prosedur dan respon yang terpola membantu manajemen dalam merencanakan dan
mengelola strategi dalam memenuhi tujuan organisasi dengan tetap memperhatikan
fator lingkungan yang ada.Sedangkan sistem
informal adalah sistem yang lebih berdimensi hubungan antar pribadi yang
tidak ditunjukkan dalam struktur formal.
Dalam kegiatan suatu organisasi, banyak tindakan
manajemen yang tidak sistematis.Hal ini disebabkan oleh keadaan yang tidak
memungkinkan bagi seorang manajer untuk menggunakan aturan sistem yang telah
ditetapkan, sehingga manajer menggunakan pertimbangan pibadinya dalam
bertindak.Kegiatan seperti ini biasanya berkaitan dengan interaksi antara
manajer yang satu dengan yang lainnya dan manajer dengan bawahannya.Ketepatan
sistem itu sendiri akhirnya bergantung pada kemampuan manajer mengatur
sesesorang, tidak lagi berdasarkan aturan yang ditentukan sistem tersebut.
B.
PENGENDALIAN
Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima
umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan
jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah
direncanakan sebelumnya.
Suatu organisasi
juga harus dikendalikan jalannya. Hal ini dilakukan untuk menjamin aktivitas
yang dilakukan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan organisasi. Suatu sistem
pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan pengendalian berjalan
baik. Elemen-elemen tersebut adalah :
- SENSOR/DETEKTOR yakni suatu alat untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.
- ASSESOR yakni suatu alat untuk menentukan ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah ditetapkan.
- EFEKTOR yakni alat yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assessor.
- JARINGAN KOMUNIKASI yakni alat yang mengirim informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.
Dengan demikian pengendalian adalah suatu proses
untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
C. MANAJEMEN
Salah satu pengertian
manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengendalian pekerjaan anggota organisasi seta pengendalian sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Proses pengendalian manajemen
dalam hal ini adalah proses yang menjamin anggota satu unit usaha melakukan apa
yang telah menjadikan strategi perusahaan.
Kegiatan
yang dilakukan pada suatu organisasi biasanya meliputi :
·
Merencanakan apa
yang akan dicapai oleh perusahaan.
·
Mengkoordinasikan
kegiatan pada masing-masing bagian.
·
Mengkomunikasikan
informasi yang ada.
·
Mengevaluasi
informasi.
·
Memutuskan apa
yang akan dilakukan..
·
Mempengaruhi orang
dalam organisasi tersebut untuk mengerjakan sesuai dengan yang digariskan.
Pengendalian manajemen dalam hal ini tidak berarti
bahwa setiap tindakan/kegiatan harus sama dengan rencana. Pada prosesnya bisa
saja berubah karena perbedaan waktu antara rencana dan kegiatan. Tujuan
pengendalian manajemen adalah menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai
dengan tujuan organisasi yang akan dituju. Jika apabila seorang manajer
menemukan cara yang lebih baik dalam operasi sehari-harinya, pengendalian
manajemen seharusnya tidak melarang manajer tersebut melakukan dengan cara yang
menurut dia benar.
D. BATASAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen merupakan beberapa bentuk
kegiatan perencanaan dan pengendalian kegiatan yang terjadi pada suatu
organisasi.Pengendalian manajemen merupakan kegiatan yang berada tepat di
tengah dua kegiatan lainnya.Dua kegiatan yang dimaksud adalah perumusan
strategik yang dilakukan manajemen puncak dan pengendalian tugas yang dilakukan
manajemen paling bawah.
Beberapa
karakteristik dari masing-masing aktivitas ini adalah :
- Perumusan strategik merupakan kegiatan yang paling sedikit sistematik tetapi pengendalian tugas merupakan yang paling sistematik. Pengendalian manajemen dalam hal ini berada ditengah-tengahnya.
- Perumusan strategi difokuskan untuk jangka panjang, sedangkan pengendalian tugas difokuskan untuk operasi jangka pendek dan pengendalian manajemen dalam hal ini berada ditengah-tengahnya.
- Perumusan strategi lebih difokuskan pada proses perencanaan sedang pengendalian tugas lebih difokuskan pada proses pengendalian. Baik itu proses perencanaan maupun pengendalian sama pentingnya dengan pengendalian manajemen.
1. Pengendalian Manajemen
Pengendalian
manajemen merupakan proses manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya
untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini
dijelaskan sebagai berikut:
1.1 Kegiatan
Pengendalian Manajemen
a.
Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan
oleh organisasi.
b.
Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari
beberapa bagian organisasi.
c.
Mengkomunikasikan informasi.
d.
Mengevaluasi informasi.
e.
Memutuskan tindakan apa yang seharusnya
diambil jika ada.
f.
Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah
perilaku mereka.
1.2 Kese;l;arasan Tujuan
Masalah
pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi
pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus
juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti sejauh hal
tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten
dengan tujuan organisasi itu sendiri
1.3 Perangkat
Penerapan Strategi
Sistem
pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke
arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalai manajemen terutama
memfokuskan pada pelaksanaan strategi
1.4 Tekanan
Finansial dan Nonfinansial
Sistem
pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan
nonfinansial.Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter seperti
laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya.Tujuan nonfinansial pada
mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
semangat kerja karyawan.
1.5 Bantuan
dalam Mengembangkan Strategi Baru
Dalam
industri yang berada dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi
pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial dapat menyediakan
dasar bagi pertimbangn strategi baru.Pengendalian interaktif mengundang
perhatian manajemen pada pengembangan –baik negatif (misalnya kehilangan pangsa
pasar, dan keluhan pelanggan) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru
sebagai akibat dari penghapusan peraturan pemerintah) –yang menunjukkan perlu
adanya strategis yang baru.
2.
Formulasi Strategi
Formulasi
strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan
tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Strategi
merupakan perencanaan yang besar dan penting. Dalam proses formula strategi,
tujuan organisasi biasanya dianggap tetap, meskipun sesekali waktu pemikiran
strategis dapat memfokuskan pada tujuan itu sendiri. Strategi menetapkan secara
umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior.
Perbedaan
paling penting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah
bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis.Formulasi strategi
melibatkan penillaian, dan angka dengan estimasi kasar.Sebaliknya, proses
pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan
yang dapat diprediksi sesuai dengan jadwal tetap, dan dengan estimasi yang
dapat diandalkan.Formulasi strategi melibatkan sedikit orang – penggagas, staf
pusat, dan manajemen senior.Sebaliknya, proses pengendalian manajemen
melibatkan manajer dan staf di semua tingkatan dalam organisasi.
3.
Pengendalian Tugas
Pengendalian
tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efesien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, hal
tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang
ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Pengendalian Tugas (Task Control) merupakan
proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang dilakukan berjalan secara
efektif dan efisien.Pengendalian tugas berkaitan dengan kinerja dari individual
yang melaksanakan tugas sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses
pengendalian manajemen.Pengendalan tugas seringkali merupakan proses monitoring
untuk memastikan diikutinya aturan-aturan yang telah ditetapkan, fungsi yang
kadangkala tidak memerlukan kehadiran manusia. Fungsi ini dilakukan oleh
perangkat-perangkat bantu seperti sistem komputer, robot maupun perangkat
lainnya.
Banyak kegiatan pengendalian tugas merupakan
kegiatan yang scientific artinya keputusan yang optimal atau tindakan-tindakan
yang tepat untuk melakukan tindakan pengendalian dapat diperkirakan dalam
batas-batas yang dapat diterima.
Hampir semua informasi yang terdapat dalam
suatu organisasi merupakan informasi pengendalian tugas. Jumlah barang yang
dipesan oleh pelanggan, jumlah bahan yang digunakan dalam proses produksi,
Jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah pengeluaran kas. Kemudian kegiatan-kegiatan
utama dari suatu organisasi seperti pengadaan, penjadwalan, pemasukan order,
logistik, pengendalian kualitas dan manajemen kas merupakan contoh dari sistem
pengendalian tugas.Sebagian dari kegiatan-kegiatan tersebut merupakan kegiatan
yang sulit dan rumit.
Referensi
Andhana. 2010. “Hakikat Sistem Pengendalian
Manajemen”. https://andhana.wordpress.com/category/sistem-pengendalian-manajemen/.
SIM. 2014. “Karakteristik Sistem Pengendalian
Manajemen”. http://studimanajemen.blogspot.com/2014/09/karakteristik-sistem-pengendalian.html .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar